Separação da conta da empresa e do sócio

Sinais de que as contas estão misturadas

O sócio retira dinheiro quando precisa, sem valor nem data combinados
Despesas pessoais aparecem no extrato da empresa sem anotação
Fornecedores da empresa são pagos no cartão pessoal "para adiantar"
O lucro do mês só é conhecido meses depois, quando o contador fecha o balanço
Ninguém consegue dizer quanto a empresa pode pagar de retirada sem apertar o caixa

Consequências da mistura

O efeito mais imediato é gerencial: sem separação, a receita e a despesa da empresa ficam contaminadas, e qualquer decisão de preço, contratação ou investimento parte de um número errado. Há também o efeito contábil e fiscal: retiradas sem regra dificultam a classificação entre pró-labore e distribuição de lucros, que têm tratamentos diferentes, e despesas pessoais lançadas na empresa podem ser questionadas numa fiscalização.

Passo a passo da separação

Conta e cartão exclusivos da empresa
Toda entrada e toda saída da empresa passam por uma conta no CNPJ. O cartão corporativo fica só para despesas da empresa. Se a empresa tem mais de um banco, defina qual é a conta principal de movimento e qual serve só para recebimentos.
Pró-labore fixo
Defina com o contador um valor mensal de pró-labore para cada sócio que trabalha na empresa, pago sempre na mesma data. Ele é a remuneração pelo trabalho e entra na folha, com os encargos correspondentes.
Regra de distribuição de lucros
O lucro só é distribuído depois do fechamento, com base no resultado apurado e no caixa disponível. Uma regra comum é distribuir por trimestre uma parte do lucro acumulado e manter uma reserva equivalente a dois ou três meses de despesas fixas.
Política de reembolso
Despesa da empresa paga pelo sócio volta por reembolso, com comprovante, uma vez por mês. Despesa pessoal paga pela empresa vira retirada do sócio e é descontada da próxima distribuição.
Categorias e conciliação semanal
Cada lançamento recebe uma categoria (pessoal, impostos, fornecedores, estrutura, retirada). Uma vez por semana, o extrato é conferido com o sistema financeiro. Quinze minutos por semana evitam um mês inteiro de investigação no fechamento.
Fechamento mensal com resultado
No início de cada mês, o financeiro fecha o mês anterior: receita, despesas, resultado e saldo de caixa. Esse fechamento é o número que autoriza ou segura a próxima distribuição.

Exemplo: escritório de serviços com faturamento de R$ 120 mil por mês

Antes da separação, os dois sócios retiravam juntos cerca de R$ 30 mil por mês, em datas variadas, e a conta da empresa pagava a escola dos filhos de um deles. O resultado aparente era de R$ 18 mil por mês, mas ninguém confiava no número.

Depois da separação: cada sócio passou a receber R$ 8 mil de pró-labore no dia 5. As despesas pessoais saíram da conta da empresa. O fechamento mostrou um resultado real de R$ 21 mil por mês, já descontados os pró-labores.

Com reserva de R$ 60 mil formada (dois meses de despesas fixas), a regra passou a ser distribuir por trimestre 70% do lucro acumulado no período. No primeiro trimestre, isso deu R$ 44 mil, divididos conforme a participação de cada sócio. A retirada total ficou parecida com a anterior, e agora tem data, regra e lastro no resultado.

Erros comuns

Abrir a conta exclusiva e continuar pagando despesas pessoais por ela "só desta vez"
Definir pró-labore muito alto para cobrir gastos pessoais, o que aumenta encargos sem necessidade
Distribuir lucro com base no saldo bancário do dia, sem fechamento do mês
Deixar os reembolsos acumularem por meses, sem comprovante